• +30 210-7560244, Φορμίωνος 69-71, 16121 Καισαριανή
  • Δευ-Παρ: 10:00-18:00
  • info@officesupport.gr
0
ΛΕΞΕΙΣ / ΕΤΟΣ
0
ΩΡΕΣ ΗΧΟΥ / ΕΤΟΣ
0+
ΠΕΛΑΤΕΣ

Απομαγνητοφωνήσεις

Η Office Support αναλαμβάνει απομαγνητοφωνήσεις στα ελληνικά και αγγλικά, με απόλυτη πιστότητα καταγραφής. Με περίπου 5.000.000 λέξεις (600 ώρες ήχου) ανά έτος και περισσότερους από 850 ικανοποιημένους πελάτες, η Office Support είναι ο πιο αξιόπιστος συνεργάτης για τις απομαγνητοφωνήσεις σας.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς γίνεται;


Γιατί να συνεργαστείτε μαζί μας


Η ακρίβεια της απομαγνητοφώνησης αγγίζει το 100%

Σε όλα τα απομαγνητοφωνημένα αρχεία γίνεται πλήρης επανέλεγχος του κειμένου από δεύτερο συνεργάτη, δηλαδή διαφορετικό άτομο από αυτό που έκανε την αρχική απομαγνητοφώνηση, έτσι ώστε να συμπληρωθούν τυχόν κενά και να διορθωθούν ανακρίβειες.

Εξειδικευμένο δίκτυο συνεργατών

Όλοι οι απομαγνητοφωνητές είναι επαγγελματίες με εκτεταμένη εμπειρία σε διαφορετικά αντικείμενα. Αυτό μας επιτρέπει να αναλαμβάνουμε απομαγνητοφωνήσεις ακόμα και σε εξειδικευμένα αντικείμενα (π.χ. αρχεία με ιατρική ορολογία).

Ταχύτητα εξυπηρέτησης

Πάντα παραδίδουμε μέσα στους συμφωνημένους χρόνους και προσπαθούμε σε κάθε περίπτωση να διατηρούμε την ευελιξία μας έτσι ώστε να μπορούμε να καλύψουμε τις ιδιαίτερες ανάγκες σας.

Κάντε upload το αρχείο σας

Εφόσον πρόκειται για αρχεία ψηφιακής μορφής, αυτά μπορούν να μας αποστέλλονται μέσω upload σε ασφαλή FTP server, μέσω της ιστοσελίδας μας, έτσι ώστε να εξοικονομηθεί ο χρόνος και το κόστος που συνεπάγεται η αποστολή των αρχείων. Η υπηρεσία είναι διαθέσιμη 24 ώρες 7 ημέρες την εβδομάδα.

Εμπιστευτικότητα

Η Office Support, και το προσωπικό της, δεσμεύεται να τηρήσει απόλυτα εμπιστευτικά τα στοιχεία που θα περιέλθουν σε γνώση της κατά τη διεξαγωγή του κάθε έργου απομαγνητοφώνησης και να μην τα αποκαλύψει σε κανέναν τρίτο, υπογράφοντας σχετική δήλωση εμπιστευτικότητας.

Απομαγνητοφωνήσεις για νομική χρήση

Για αρχεία που προορίζονται για δικαστική χρήση, παραδίδεται επιπλέον μία ασπρόμαυρη εκτύπωση. Κάθε εκτυπωμένη σελίδα παραδίδεται σφραγισμένη και υπογεγραμμένη, βεβαιώνοντας έτσι την ακρίβεια της απομαγνητοφώνησης.

Εξειδίκευση

Η Office Support διαθέτει εκτεταμένη εμπειρία στις απομαγνητοφωνήσεις με εξειδίκευση στους ακόλουθους τομείς:

Ιατροί και φαρμακευτικές εταιρίες

υπαγορεύσεις ιατρικών γνωματεύσεων, βεβαιώσεων, πρακτικών χειρουργείου κ.ά.

advisory boards και focus groups επαγγελματιών υγείας

ημερίδες, συνέδρια, επιστημονικές εκδηλώσεις

Δικηγόροι και ιδιώτες (για δικαστική χρήση)

νομικές διαιτησίες

ηχογραφημένες συνομιλίες, συναντήσεις

Μέσα μαζικής επικοινωνίας

συνεντεύξεις, δηλώσεις, ομιλίες

ραδιοφωνικές και τηλεοπτικές εκπομπές

Έρευνα αγοράς

focus groups, in depth interviews, workshops

Άλλα

διοικητικά συμβούλια, γενικές συνελεύσεις

εκλεκτορικά Πανεπιστημίων, υπαγορεύσεις βιβλίων

Συχνές ερωτήσεις

Οδηγίες για καλύτερη ποιότητα ηχογράφησης
  • Προσπαθήστε να περιορίσετε τις επικαλύψεις των συμμετεχόντων, ζητώντας τους να μιλούν με τη σειρά, καθώς είναι αδύνατη η απομαγνητοφώνηση ταυτόχρονων ομιλιών.

  • Προτιμήστε τον κλιματισμό αντί να ανοίξετε παράθυρα, ώστε να περιορίσετε τους εξωτερικούς θορύβους.

  • Θα ήταν σκόπιμο να κάνετε μία δοκιμαστική ηχογράφηση λίγων λεπτών, ώστε να είστε σίγουροι για την ποιότητα του ήχου, καθώς επίσης και να χρησιμοποιείτε δύο καταγραφικά για λόγους ασφάλειας, όπου αυτό είναι εφικτό.

  • Το κύριο ζητούμενο είναι να μην υπάρχει ήχος στο πίσω μέρος της συζήτησης. Για αυτόν το λόγο θα πρέπει να αποφεύγετε την ηχογράφηση σε ανοικτούς χώρους ή σε χώρους όπου υπάρχει μουσική ή/και φωνές άλλων ανθρώπων (π.χ. εστιατόρια ή καφετέριες) ή ήχος από τηλεόραση/ραδιόφωνο.

  • Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι ομιλητές βρίσκονται κοντά στο μαγνητόφωνο και υπενθυμίστε τους ότι η συζήτηση ηχογραφείται και θα απομαγνητοφωνηθεί, έτσι ώστε να ελέγχουν και την ένταση της φωνής τους, αλλά και να αναφέρουν το όνομά τους κάθε φορά που παίρνουν το λόγο (ιδιαίτερα σε πολυπληθείς συναντήσεις). 

  • Η χρήση ενός απλού εξωτερικού μικροφώνου, που να συνδέεται με τη συσκευή ηχογράφησης, μπορεί επίσης να βελτιώσει σημαντικά την ποιότητα του ήχου.

  • Θυμηθείτε να ζητάτε από τους συμμετέχοντες να απενεργοποιούν τα κινητά τους τηλέφωνα, καθώς ακόμα και στην αθόρυβη ρύθμιση το κινητό τηλέφωνο μπορεί να δημιουργήσει παρεμβολές στην ηχογράφηση. 

  • Επίσης, μην τοποθετείτε χαρτιά, βιβλία, ποτήρια/κούπες ή συσκευές (π.χ. projector) κοντά στη συσκευή ηχογράφησης, καθώς ο ήχος των σελίδων που φυλλογυρίζει κάποιος δίπλα στο μικρόφωνο ή η μετακίνηση μίας κούπας επάνω στο τραπέζι επικαλύπτει τη φωνή των ομιλητών που βρίσκονται λίγο πιο μακριά από τη συσκευή ηχογράφησης.

  • Αν έχετε τη δυνατότητα, προτιμήστε να χρησιμοποιήσετε ψηφιακό καταγραφικό έναντι των μαγνητοφώνων με κασέτα (το κόστος αγοράς μίας αξιόπιστης ψηφιακής συσκευής ηχογράφησης ξεκινά από τα 40 Ευρώ περίπου). Η ποιότητα της ηχογράφησης που παρέχουν τα ψηφιακά μαγνητόφωνα είναι πολύ καλύτερη και το ηχογραφημένο αρχείο μπορεί να μας αποσταλεί μέσω internet, εξοικονομώντας χρόνο αλλά και το κόστος της αποστολής. Αν το ψηφιακό σας κασετόφωνο παρέχει τις επιλογές CONF/DICT, θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε την ανάλογη ρύθμιση DICT για υπαγόρευση και CONF για συζητήσεις πολλαπλών ομιλητών.

Μπορώ να σας δοκιμάσω πριν σας αναθέσω;

Βεβαίως και μπορείτε! Τα δοκιμαστικά αρχεία θα πρέπει να έχουν διάρκεια μικρότερη των 5 λεπτών και να έχει προηγηθεί σχετική επικοινωνία.  Για τα δοκιμαστικά αρχεία δεν υπάρχει χρέωση.

Πώς θα πληρώσω;

Με την ολοκλήρωση του έργου εκδίδεται το σχετικό παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών), επί πιστώσει. Τα τιμολόγια αποστέλλονται μέσω e-mail καθώς η Office Support τηρεί ηλεκτρονική τιμολόγηση, ενώ οι αποδείξεις αποστέλλονται ταχυδρομικά. Η εξόφληση γίνεται είτε μέσω κατάθεσης στον τραπεζικό λογαριασμό της Office Support είτε τοις μετρητοίς και προηγείται της παράδοσης του αρχείου.

Τί γίνεται σε περίπτωση διερμηνείας;

Σε περίπτωση ταυτόχρονης διερμηνείας (καμπίνα) τα αρχεία ήχου θα πρέπει να παραδοθούν ξεχωριστά, δηλαδή ένα αρχείο με τον ήχο κάθε γλώσσας. Οι εταιρίες ηχογραφήσεων συνήθως ηχογραφούν τις διαφορετικές γλώσσες σε διαφορετικά κανάλια ήχου κι έτσι είναι δυνατή η εξαγωγή ανεξάρτητου αρχείου για κάθε γλώσσα.

Αν πρόκειται για αρχεία όπου η διερμηνεία είναι διαδοχική το αρχείο ήχου είναι ενιαίο και θα απομαγνητοφωνηθεί από δίγλωσσους συνεργάτες.
Αν ο πελάτης το επιθυμεί, τα δύο αρχεία μπορούν να  ενοποιηθούν σε ένα (με τη μορφή διπλανών στηλών, μία για την αρχική γλώσσα και μία για τη διερμηνεία). Αυτή η διαδικασία μπορεί να γίνει μετά την ολοκλήρωση του συνόλου των απομαγνητοφωνήσεων και επηρεάζει τόσο το χρονοδιάγραμμα όσο και το κόστος του έργου (ενημερώστε μας για να το συμπεριλάβουμε στην πρότασή μας).

Παραδίδετε και εκτυπωμένα αρχεία ή μόνο το ηλεκτρονικό αρχείο;

Σε περίπτωση που ο πελάτης το επιθυμεί είναι δυνατή η παράδοση και εκτυπωμένου αρχείου (hard copy), το οποίο μπορεί να είναι βιβλιοδετημένο (πλαστικό σπιράλ ή θερμοκόλληση). Παρακαλούμε να μας ενημερώσετε κατά την ανάθεση.

Γίνονται απομαγνητοφωνήσεις από DVD ή βίντεο;

Ναι, μόνο που αυτού του είδους τα αρχεία είναι δύσκολο να μας αποσταλούν μέσω internet καθώς ο όγκος των δεδομένων είναι πολύ μεγάλος. Σε αυτές τις περιπτώσεις το υλικό πρέπει να παραδίδεται, με ευθύνη του πελάτη, στα γραφεία της Office Support. Το υλικό επιστρέφεται με την ολοκλήρωση μέσω courier, το κόστος του οποίου βαρύνει τον πελάτη.

Σε περιπτώσεις επαγγελματικής εγγραφής ενδέχεται η εταιρία που δημιούργησε το DVD ή το βίντεο να μπορεί να απομονώσει τον ήχο (διαφορετικό κανάλι εγγραφής) σε ένα ξεχωριστό αρχείο. Αυτό θα μπορούσε να μας αποσταλεί μέσω internet χωρίς την ανάγκη αποστολής της κασέτας ή του DVD. Επικοινωνήστε με την εταιρία που έχει αναλάβει την ηχογράφηση για αυτήν τη δυνατότητα.

Πιστοποίηση νομικών απομαγνητοφωνήσεων;
Η εταιρία μας δεν μπορεί να πιστοποιήσει την ακρίβεια των κειμένων, αφού από το νόμο δεν έχει αυτό το δικαίωμα. Για αρχεία όμως που προορίζονται για δικαστική χρήση, παραδίδεται επιπλέον μία ασπρόμαυρη εκτύπωση, όπου κάθε εκτυπωμένη σελίδα παραδίδεται σφραγισμένη και υπογεγραμμένη, βεβαιώνοντας έτσι την ακρίβεια της απομαγνητοφώνησης. Στη συνέχεια ο δικηγόρος ή ο νομικός σας σύμβουλος θα μπορεί εύκολα να προχωρήσει στην τυπική διαδικασία πιστοποίησης.
Πρόκειται να διεξαχθεί ένα Συνέδριο και εκτός από την απομαγνητοφώνηση των πρακτικών θα χρειασθώ και ηχητική κάλυψη. Μπορείτε να την αναλάβετε;
Η Office Support συνεργάζεται με εταιρία ηχογραφήσεων-βιντεοσκοπήσεων για την ηχητική-οπτική κάλυψη εκδηλώσεων. Σε κάθε περίπτωση, είναι απαραίτητο να προηγηθεί επικοινωνία και να γίνει προεπισκόπηση του χώρου από τον αρμόδιο συνεργάτη της Office Support, προκειμένου να επιλεγεί ο απαραίτητος μικροφωνικός-ηχητικός εξοπλισμός.
Τί πρέπει να σας δώσω εκτός από το αρχείο ήχου;
Προκειμένου τα ονόματα των ομιλητών να καταγραφούν με ακρίβεια είναι σκόπιμο ο πελάτης να διαθέσει στην Office Support λίστα με τα ονόματα των ομιλητών, ιδιαίτερα σε περιπτώσεις μη Ελλήνων ομιλητών. Επίσης, σε περιπτώσεις συνομιλιών στα αγγλικά με Έλληνες ομιλητές είναι χρήσιμο να μας δοθεί λίστα με τον επιθυμητό τρόπο γραφής των ελληνικών ονομάτων στα αγγλικά (π.χ. Giannopoulos αντί για Yannopoulos ή Yiannopoulos).

Σε περίπτωση που τηρούνται σημειώσεις-πρακτικά από γραμματέα κατά τη διάρκεια της συνάντησης, θα ήταν χρήσιμο αυτά να κοινοποιηθούν στην Office Support για να διευκολυνθεί η σωστή καταγραφή των ομιλητών.
 
Επίσης, σε ημερίδες και συνέδρια, το πρόγραμμα της ημερίδας μάς είναι εξαιρετικά χρήσιμο και παρακαλούμε να μας το αποστέλλετε μαζί με τα αρχεία ήχου, αν είναι δυνατόν σε ηλεκτρονική μορφή και κατά προτίμηση σε pdf.
Πόσο νωρίτερα πρέπει να σας δώσω την ανάθεση;
Ειδικά σε περιπτώσεις που η Office Support θα αναλάβει και την ηχογράφηση και την απομαγνητοφώνηση η ανάθεση πρέπει ιδανικά να γίνεται μία εβδομάδα πριν από την προγραμματισμένη συνάντηση, προκειμένου να γίνεται κράτηση του εξοπλισμού ηχογράφησης αλλά και κράτηση χρόνου για τους απομαγνητοφωνητές που θα εργασθούν για το συγκεκριμένο έργο.

Καθώς ορισμένες περίοδοι του χρόνου χαρακτηρίζονται από ιδιαίτερο φόρτο εργασίας, καλό θα είναι σε κάθε περίπτωση να έχουμε την ανάθεσή σας το συντομότερο δυνατό, ακόμα κι αν το υλικό σας δεν είναι έτοιμο για παράδοση, έτσι ώστε να μπορούμε να προγραμματίζουμε το έργο και να τηρούμε τα προτεινόμενα χρονοδιαγράμματα.
Πόσο μεγάλες απομαγνητοφωνήσεις μπορείτε να αναλάβετε;
Η εταιρία μας ασχολείται με τις απομαγνητοφωνήσεις από το 2004 και έχει συγκεντρώσει μεγάλη εμπειρία επάνω σε αυτόν τον τομέα. Επιπλέον, η Office Support διαθέτει μεγάλο δίκτυο συνεργατών κι έτσι μπορεί να αναλάβει έργα οποιουδήποτε μεγέθους. 
Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι ανά έτος απομαγνητοφωνούμε περισσότερες από 5.000.000 λέξεις (600 ώρες ήχου). Οι χρόνοι μας, ακόμη και σε μεγάλα έργα, θα σας εκπλήξουν!

Στα πολύ μεγάλα έργα αυτό που συνήθως προτείνουμε στους πελάτες μας είναι η τμηματική παράδοση, δηλαδή η παράδοση του έργου σε μικρότερα τμήματα, έτσι ώστε και ο πελάτης να μπορεί να προχωρά παράλληλα την επεξεργασία των απομαγνητοφωνημένων αρχείων και να μην είναι υποχρεωμένος να περιμένει την ολοκλήρωση του συνόλου του έργου.
Πόσο γρήγορα μπορείτε να παραδώσετε;
Επειδή όλες οι απομαγνητοφωνήσεις δεν έχουν τον ίδιο βαθμό δυσκολίας και δεν απαιτούν τον ίδιο χρόνο ο υπολογισμός του χρόνου γίνεται βάσει συγκεκριμένων χαρακτηριστικών των αρχείων ήχου. O κύριος παράγοντας που επηρεάζει το χρονοδιάγραμμα είναι η ποιότητα του ήχου, με επόμενο σημαντικό παράγοντα τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν. Γενικότερα, όσο λιγότεροι είναι οι ομιλητές που συμμετέχουν και όσο καλύτερη η ποιότητα του ήχου τόσο συντομότερος ο χρόνος παράδοσης.

Η Office Support παρέχει δύο εναλλακτικά χρονοδιαγράμματα παράδοσης: Ο συνήθης χρόνος παράδοσης για αρχεία ήχου που δεν ξεπερνούν τις 3 ώρες είναι περίπου 5-6 εργάσιμες. Για μεγαλύτερα αρχεία, η ακριβής ημερομηνία προσδιορίζεται κατά περίπτωση, βάσει της γραπτής μας προσφοράς. Σε περίπτωση που οι απομαγνητοφωνήσεις πρέπει να παραδοθούν νωρίτερα, υπάρχει η δυνατότητα express παράδοσης (εντός 24 ωρών) κατόπιν συνεννοήσεως, για αρχεία που δεν ξεπερνούν σε διάρκεια τη μία ώρα και η ποιότητα εγγραφής είναι πολύ καλή. Στις παραδόσεις express το κόστος προσαυξάνεται κατά 30% και θα πρέπει απαραιτήτως να έχει προηγηθεί τηλεφωνική συνεννόηση.

Θα ξεκινήσουμε την απομαγνητοφώνηση του υλικού σας αμέσως μόλις το παραλάβουμε. Η παράδοση των απομαγνητοφωνήσεων θα γίνει σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που περιγράφεται στην προσφορά μας και το οποίο θα τηρηθεί απαρέγκλιτα. Σε περίπτωση που το αρχείο ήχου παρουσιάζει προβλήματα που επηρεάζουν την ποιότητα ή τους χρόνους παράδοσης, η Office Support θα επικοινωνήσει αμέσως μαζί σας για να σας ενημερώσει.

Σε κάθε περίπτωση, η Office Support διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρήσει τον συμφωνημένο χρόνο παράδοσης ή ακόμα και να αρνηθεί να αναλάβει το έργο, αν η ποιότητα του ήχου είναι τόσο κακή που δεν είναι δυνατή η απομαγνητοφώνηση. Σε περιπτώσεις που γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι η ποιότητα του ήχου δεν είναι ικανοποιητική, θα ήταν προτιμότερο να έχουμε ένα δείγμα του ήχου πριν την ανάθεση, έτσι ώστε να σας στείλουμε ειδικά διαμορφωμένη πρόταση.
Σε τι format παραδίδονται τα απομαγνητοφωνημένα κείμενα;
Όλες οι απομαγνητοφωνήσεις παραδίδονται σε αρχείο Word Document, με επισήμανση του ονόματος του ομιλητή σε bold στην αρχή της πρότασης.  Σε περιπτώσεις που ο εντοπισμός του κάθε ομιλητή είναι αδύνατος ή δεν ενδιαφέρει τον πελάτη (π.χ. σε focus groups), η αλλαγή του ομιλητή σηματοδοτείται από αλλαγή γραμμής και bullet. Σε περιπτώσεις νομικών κειμένων, αν ο πελάτης το επιθυμεί, η απομαγνητοφώνηση παραδίδεται σε αρχείο Word με αρίθμηση γραμμών και φαρδιά περιθώρια που επιτρέπουν στους νομικούς ή στο Προεδρείο να κάνουν σημειώσεις επί του εκτυπωμένου κειμένου (ζητήστε μας να σας στείλουμε υπόδειγμα του νομικού format που χρησιμοποιούμε).
Πώς μπορώ να είμαι σίγουρος για την ποιότητα/ακρίβεια της απομαγνητοφώνησης;
Προκειμένου να διασφαλισθεί η πιστότητα και η ακρίβεια της απομαγνητοφώνησης, η Office Support χρησιμοποιεί και δεύτερο συνεργάτη (διαφορετικό από το άτομο που έχει κάνει την απομαγνητοφώνηση), ο οποίος ακούει εκ νέου το αρχείο ήχου και ελέγχει το ήδη απομαγνητοφωνημένο κείμενο, κάνοντας τυχόν αναγκαίες διορθώσεις ή προσθήκες.

Σε περίπτωση συμμετοχής πολλαπλών ομιλητών συχνά υπάρχουν επικαλύψεις μεταξύ τους ή/και παράλληλες συζητήσεις μεταξύ υπο-ομάδων των ομιλητών.  Σε αυτήν την περίπτωση γίνεται προσπάθεια να απομαγνητοφωνηθεί όσο το δυνατόν μεγαλύτερο μέρος της συζήτησης, όμως η προτεραιότητα είναι ο κύριος ομιλητής/η φωνή που ακούγεται πιο καθαρά.

Η Office Support κάνει κάθε δυνατή προσπάθεια να απομαγνητοφωνήσει τη συζήτηση με απόλυτη ακρίβεια και χωρίς κανένα κενό, όμως σε κάποιες περιπτώσεις κάτι τέτοιο δεν είναι τεχνικά εφικτό. Τα σημεία όπου δεν ήταν δυνατή η απομαγνητοφώνηση λέξης/λέξεων επισημαίνονται με αστερίσκους (***).

Αυτό που διαφοροποιεί την εταιρία μας είναι ότι σε κάθε περίπτωση το τελικό παραδοτέο της Office Support αγγίζει το 100% σε ακρίβεια και πληρότητα. Με εξαίρεση σημεία όπου ο ήχος δεν μας επιτρέπει να αποφύγουμε τους αστερίσκους, το παραδοτέο μπορεί ακόμη και να δημοσιευθεί αυτούσιο. Σε περίπτωση που γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι το κείμενο θα δημοσιευτεί είναι χρήσιμο να μας ενημερώσετε εκ των προτέρων, ώστε να παρέμβουμε και σε τυχόν εκφραστικές ανακρίβειες των ομιλητών (π.χ. εναλλαγή ενικού-πληθυντικού).
Τί γίνεται με τυχόν αργίες και Σαββατοκύριακα;
Η εταιρία μας δεν λειτουργεί τα Σαββατοκύριακα, τις επίσημες αργίες, καθώς και τρεις εβδομάδες τον Αύγουστο. Παρόλα αυτά, σε περιπτώσεις express παράδοσης, πολύ συχνά εργαζόμαστε πέραν του ωραρίου λειτουργίας μας, γι’ αυτό άλλωστε και υπάρχει έξτρα χρέωση για τις παραδόσεις αυτές.
Δεν μπορώ να «ανεβάσω» το υλικό μου μέσω της ιστοσελίδας σας
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι που ίσως η αποστολή του υλικού σας μέσω της ιστοσελίδας μας να μην είναι εφικτή. Ο πιο συνήθης λόγος αποτυχίας είναι ότι η σύνδεσή σας είναι αρκετά αργή κι έτσι η αποστολή πολύ μεγάλων αρχείων αποτυγχάνει.

Στην περίπτωση που προσπαθείτε να κάνετε upload μέσω του εταιρικού σας δικτύου, οι τεχνικοί ΙΤ της εταιρίας σας ίσως να έχουν απενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα στους υπολογιστές των χρηστών. Επομένως, θα ήταν χρήσιμο να ζητήσετε τη βοήθειά τους.

Αν για οποιοδήποτε λόγο δεν καταφέρετε να κάνετε το upload, παρακαλούμε να στείλετε το υλικό σας στο γραφείο μας:

Office Support,
Φορμίωνος 69-71,
161 21 Καισαριανή
(4ος όροφος)
Τηλ.: 210-7560244

Εάν επιθυμείτε να μας αποστείλετε τα αρχεία σας μέσω ταχυδρομείου ή courier προτείνουμε να κρατάτε αντίγραφα στην έδρα σας, έτσι ώστε να διασφαλίσετε το υλικό σας στη σπάνια περίπτωση που αυτό υποστεί ζημιά κατά τη μεταφορά.
Ποια είναι η διαδικασία για την ανάθεση μίας απομαγνητοφώνησης;
Αρχικά, θα πρέπει να μας ζητήσετε μία επίσημη προσφορά, περιγράφοντάς μας το συγκεκριμένο έργο που θέλετε να αναθέσετε. Μετά την επικοινωνία μας θα λάβετε, εντός 48 ωρών, την προσφορά μας.

Το επόμενο βήμα είναι η γραπτή αποδοχή της προσφοράς (ή εντολή ανάθεσης) και η υπογραφή της σχετικής δήλωσης εμπιστευτικότητας.  Σημειώστε ότι αν δεν γίνει αποδοχή της προσφοράς δεν μπορούμε να ξεκινήσουμε την απομαγνητοφώνηση του υλικού σας.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να μας αποστείλετε τα αρχεία ήχου (είτε μέσω internet είτε με φυσική παράδοση) καθώς και οποιοδήποτε συνοδευτικό υλικό μπορεί να διευκολύνει την απομαγνητοφώνηση.

Θα ξεκινήσουμε την απομαγνητοφώνηση του υλικού σας αμέσως μόλις το παραλάβουμε. Η παράδοση των απομαγνητοφωνήσεων θα γίνει σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που περιγράφεται στην προσφορά μας και το οποίο θα τηρηθεί απαρέγκλιτα. Σε περίπτωση που το αρχείο ήχου παρουσιάζει προβλήματα που επηρεάζουν την ποιότητα ή τους χρόνους παράδοσης, θα επικοινωνήσουμε αμέσως μαζί σας για να σας ενημερώσουμε σχετικά.

Με την ολοκλήρωση της κάθε εργασίας εκδίδεται το σχετικό παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών) επί πιστώσει. Τα τιμολόγια αποστέλλονται μέσω e-mail καθώς η Office Support τηρεί ηλεκτρονική τιμολόγηση, ενώ οι αποδείξεις αποστέλλονται μέσω ταχυδρομείου. Η εξόφληση γίνεται είτε μέσω κατάθεσης στον τραπεζικό λογαριασμό της Office Support είτε τοις μετρητοίς και προηγείται της παράδοσης του αρχείου.
Πώς θα ηχογραφήσω;
Η καλύτερη δυνατή λύση είναι να απευθυνθείτε σε μία εταιρία ηχογραφήσεων, έτσι ώστε να έχετε πραγματικά άριστη ποιότητα ήχου. H Office Support συνεργάζεται με συγκεκριμένη εταιρία ηχογραφήσεων και μπορεί να σας εξυπηρετήσει και σε αυτόν τον τομέα (επικοινωνήστε μαζί μας για λεπτομέρειες). Η επαγγελματική ηχογράφηση είναι απαραίτητη προϋπόθεση για μεγάλες συναντήσεις (πολλών συμμετεχόντων), για συνέδρια και ημερίδες, για διοικητικά ή πειθαρχικά συμβούλια και για ομάδες έρευνας αγοράς (focus groups).

Σε περίπτωση που θέλετε να ηχογραφήσετε συνεντεύξεις μεταξύ δύο ατόμων είτε να υπαγορεύσετε κείμενα προς απομαγνητοφώνηση (π.χ. αλληλογραφία ή σημειώσεις ή λογοτεχνικό έργο), μπορείτε να ηχογραφήσετε σε ένα ψηφιακό ή αναλογικό κασετόφωνο και να μας στείλετε τον ήχο προς απομαγνητοφώνηση. Τα ψηφιακά αρχεία προτιμώνται καθώς είναι δυνατή η αποστολή τους μέσω της ιστοσελίδας μας (upload), εξοικονομώντας χρόνο και κόστος αποστολής. Αν επιλέξετε να ηχογραφήσετε σε αναλογικό κασετόφωνο τότε θα πρέπει να μας αποστείλετε τις κασέτες σας. Επίσης, η Office Support παρέχει τη δυνατότητα τηλεφωνικής υπαγόρευσης.

Θα ήταν χρήσιμο σε κάθε ηχογράφηση να τηρούνται κάποιες βασικές οδηγίες που θα εξασφαλίσουν καλύτερη ποιότητα ήχου, η οποία θα διευκολύνει την πλήρη απομαγνητοφώνηση. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς θα εξασφαλίσετε καλύτερη ποιότητα ήχου, μπορείτε να βρείτε παραπάνω, στην ερώτηση "Οδηγίες για καλύτερη ποιότητα ηχογράφησης".
Ποια μορφή ψηφιακών αρχείων προτιμάτε;
Μπορούμε να απομαγνητοφωνήσουμε όλες τις συνηθισμένες μορφές ψηφιακών αρχείων. Σε περίπτωση που ηχογραφείτε μέσω ψηφιακού καταγραφικού ελέγξτε το manual της συσκευής για να δείτε αν μπορεί να συνδεθεί με PC προκειμένου να γίνει η εξαγωγή των αρχείων.  Κάποιες συσκευές παλαιότερης τεχνολογίας δημιουργούν αρχεία σε μορφή που μόνο η ίδια η συσκευή μπορεί να αναπαράγει. Στις περιπτώσεις αυτές θα πρέπει να μας στείλετε τη συσκευή σας ώστε να μπορέσουμε να μεταγράψουμε το αρχείο ήχου.
Γιατί προτιμάτε τα ψηφιακά αρχεία;
Τα ψηφιακά αρχεία όχι μόνο παρέχουν καλύτερη ποιότητα ηχογράφησης από τα αναλογικά αρχεία (κασέτες), αλλά επίσης βοηθούν κι εμάς αλλά και τον πελάτη μας να μειώσει τόσο το χρόνο όσο και το κόστος απομαγνητοφώνησης, αφού στην ουσία καταργούν την ανάγκη κασετών, το κόστος αποστολής και το χώρο αποθήκευσης.

Επιπλέον, τα ψηφιακά αρχεία συνεργάζονται καλύτερα με τα ειδικά προγράμματα που χρησιμοποιούμε, έτσι ώστε οι απομαγνητοφωνητές μας να μπορούν να εργάζονται ακόμη πιο αποδοτικά, αφού με το πάτημα ενός πλήκτρου αποφεύγουν την καθυστέρηση της πλοήγησης στην κασέτα ή την καθυστέρηση της χρήσης πενταλιέρας.
Πώς θα παραλάβω την απομαγνητοφώνηση και το υλικό που σας έστειλα;
Για λόγους οικονομίας χρόνου το απομαγνητοφωνημένο κείμενο αποστέλλεται σε μορφή Word document μέσω e-mail, σε διεύθυνση που θα υποδειχθεί από τον πελάτη. Σε μεγάλα έργα η παράδοση  μπορεί να γίνεται και τμηματικά, έτσι ώστε ο πελάτης να μπορεί να προχωρά τη δική του δουλειά παράλληλα με την απομαγνητοφώνηση.

Σε περίπτωση που ο πελάτης το επιθυμεί είναι δυνατή η παράδοση και εκτυπωμένου αρχείου (hard copy), το οποίο μπορεί να είναι βιβλιοδετημένο (πλαστικό σπιράλ ή θερμοκόλληση).

Η επιστροφή του πρωτότυπου υλικού (κασέτες, CD, DVD, USB stick κ.λπ.) αλλά και του εκτυπωμένου αρχείου, όπου αυτό απαιτείται, γίνεται μέσω courier, το κόστος του οποίου βαρύνει τον πελάτη.
Ποιος κάνει τις απομαγνητοφωνήσεις;
Όλοι μας οι απομαγνητοφωνητές είναι επαγγελματίες με εκτεταμένη εμπειρία στο αντικείμενο, καθώς η Office Support δεν χρησιμοποιεί άτομα που ασχολούνται περιστασιακά με τις απομαγνητοφωνήσεις. Πρόκειται τόσο για μόνιμους-εσωτερικούς υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης όσο και για εξειδικευμένους εξωτερικούς συνεργάτες με τους οποίους έχει μακροχρόνια συνεργασία.

Η Office Support δεν κάνει απομαγνητοφωνήσεις μέσω αυτόματων μηχανών αναγνώρισης φωνής, καθώς το αποτέλεσμα δεν ανταποκρίνεται στο επίπεδο ποιότητας που έχουμε θέσει για τους εαυτούς μας. Γενικότερα, η τεχνολογία αναγνώρισης φωνής απέχει ακόμη πολλά χρόνια από το να αντικαταστήσει τους «ζωντανούς» απομαγνητοφωνητές.
Τα στοιχεία που περιέχονται στο αρχείο ήχου είναι απόρρητα, πώς μπορώ να είμαι σίγουρος ότι δε θα διαρρεύσουν;
Η Office Support, και το προσωπικό της, δεσμεύεται να τηρήσει απόλυτα εμπιστευτικά τα στοιχεία που θα περιέλθουν σε γνώση της κατά τη διεξαγωγή του έργου και να μην τα αποκαλύψει σε κανέναν τρίτο. 
  
Οι υπάλληλοι της εταιρίας ενημερώνονται για το κάθε έργο μόνο στη βάση αυτών που χρειάζεται να γνωρίζουν για τη σωστή εκτέλεση της εργασίας τους, τις περισσότερες φορές χωρίς να γνωρίζουν καν το όνομα του τελικού πελάτη. Σε κάθε περίπτωση, όλοι οι συνεργάτες της Office Support, είτε μόνιμοι είτε εξωτερικοί, υπογράφουν μία αντίστοιχη δήλωση εμπιστευτικότητας με την έναρξη της συνεργασίας τους με την εταιρία μας.

Επίσης, η Office Support είναι πρόθυμη να υπογράψει σχετική δήλωση εμπιστευτικότητας, είτε σύμφωνα με το έντυπο που ήδη χρησιμοποιούμε, είτε σε έντυπο που θα συντάξει ο πελάτης.
Πώς θα σας στείλω τα προς απομαγνητοφώνηση αρχεία;
Εφόσον πρόκειται για αρχεία ψηφιακής μορφής, υπάρχει η δυνατότητα να «ανεβάσετε» τα αρχεία αυτά μέσω της ιστοσελίδας μας. Η διαδικασία είναι απλή. Πηγαίνοντας στο «Αποστολή υλικού», χρησιμοποιώντας την εφαρμογή upload και ακολουθώντας τις οδηγίες χρήσης θα ολοκληρώσετε τη διαδικασία σε λίγα μόλις βήματα. Αν δεν έχει προηγηθεί τηλεφωνική επικοινωνία, παρακαλούμε να σημειώσετε στο πεδίο “message” οποιαδήποτε χρήσιμη πληροφορία (επιθυμητό χρόνο παράδοσης, σύνολο αρχείων ήχου που θα πρέπει να παραλάβουμε κ.λπ.). Με την παραλαβή των αρχείων, εκπρόσωπος της Office Support θα επικοινωνήσει μαζί σας για να επιβεβαιώσει την παραλαβή και να ζητήσει τυχόν διευκρινίσεις.

Σε περίπτωση που πρόκειται για φυσικά αρχεία, αυτά θα πρέπει να παραδοθούν στην έδρα της Office Support.
Πόσο θα μου κοστίσει;
Το κόστος υπολογίζεται βάσει του πραγματικού αριθμού λέξεων που απομαγνητοφωνήθηκαν (αυτόματη καταμέτρηση του Word), ανεξάρτητα από τη διάρκεια του αρχείου ήχου, ενώ για πολύ μικρά αρχεία υπάρχει ελάχιστη χρέωση. 

Αν οι απομαγνητοφωνήσεις πρέπει να παραδοθούν νωρίτερα υπάρχει η δυνατότητα express παράδοσης (εντός 24 ωρών), κατόπιν συνεννοήσεως, για αρχεία που δεν ξεπερνούν σε διάρκεια τη μία ώρα και η ποιότητα εγγραφής είναι πολύ καλή.  Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να γνωρίζετε ότι υπάρχει μία προσαύξηση (30%).

Σε περίπτωση που απαιτείται να γίνουν επιπλέον έλεγχοι πληρότητας, λόγω κακής ποιότητας ήχου, υπάρχει επιπλέον κόστος ανά ώρα εργασίας.
Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε μαζί μας στο 210-7560244 ή στο info@officesupport.gr.

ISO 9001:2008

Από το 2011 η Office Support έχει αναπτύξει και εφαρμόσει ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, το οποίο ικανοποιεί πλήρως τις απαιτήσεις του Διεθνούς Προτύπου ISO 9001:2008. Το σύστημα διασφαλίζει τη σωστή λειτουργία της εταιρίας καθώς και την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών (μπορείτε να δείτε το πιστοποιητικό εδώ).