• +30 210-7560244, Φορμίωνος 69-71, 16121 Καισαριανή
  • Δευ-Παρ: 10:00-18:00
  • info@officesupport.gr

Ψηφιοποίηση εγγράφων στην Office Support.

Ξεμπλοκάρετε την εργασία σας και
μεταβείτε σε ένα περιβάλλον χωρίς χαρτί.

Έγγραφα & OCR

Ψηφιοποιώντας τα έγγραφα που διαχειριζόμαστε, βελτιώνουμε τον τρόπο που εργαζόμαστε και αυξάνουμε την αποδοτικότητά μας, αφού μπορούμε πολύ γρήγορα να αναζητήσουμε και να ανακτήσουμε την πληροφορία που χρειαζόμαστε. Ψηφιοποιήστε το φυσικό σας αρχείο -νομικά έγγραφα, χειρόγραφα, παραστατικά, βιβλία, εφημερίδες, περιοδικά και οποιοδήποτε άλλο έγγραφο μπορεί να περιέχει χρήσιμες για εσάς πληροφορίες.

Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας εκτεταμένης βάσης δεδομένων, βάσει συγκεκριμένων προδιαγραφών που θα οριστούν, καθώς και η δυνατότητα ηλεκτρονικής επεξεργασίας μέσω οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) για μετατροπή των σαρωμένων εγγράφων σε επεξεργάσιμο αρχείο.

Με την ψηφιοποίηση του αρχείου σας, βρίσκεστε μόλις ένα κλικ μακριά από οποιαδήποτε πληροφορία αναζητάτε!

Πώς γίνεται

Η διαδικασία της ψηφιοποίησης εγγράφων έχει πολλά βήματα. Από την πλευρά μας φροντίζουμε ώστε οι εργασίες να γίνουν όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και απλά για εσάς.

1. Λήψη προσφοράς

και καθορισμός χρονοδιαγράμματος

2. Αποστολή του φυσικού αρχείου

στην Office Support

3. Προετοιμασία

του φυσικού αρχείου για ψηφιοποίηση

4. Παραμετροποίηση εξοπλισμού

και σάρωση του πρωτότυπου υλικού

5. Ονοματοδοσία

ψηφιακών αρχείων

6. Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων

Optical Character Recognition-OCR (Προαιρετική διαδικασία)

7. Έλεγχος ποιότητας

της παραδοτέας εργασίας

8. Παράδοση ψηφιακού αρχείου

και επιστροφή πρωτότυπου υλικού

Συχνές ερωτήσεις

Είμαι συγγραφέας και θέλω να επανεκδώσω ένα βιβλίο μου, κάνοντας κάποιες προσθήκες και διορθώσεις. Δυστυχώς δεν το έχω σε ηλεκτρονική μορφή, υπάρχει κάποιος άλλος τρόπος μετατροπής, πέρα από την κλασική δακτυλογράφηση;

Σε αυτή την περίπτωση θα προτείναμε τη μετατροπή του βιβλίου μέσω οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων σε επεξεργάσιμο αρχείο Word. Η διαδικασία αυτή απαιτεί να γίνει πρώτα σάρωση του βιβλίου και στη συνέχεια μετατροπή μέσω ειδικού λογισμικού. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι κατά την μετατροπή προκύπτουν λάθη, η έκταση και το είδος των οποίων διαφέρει ανάλογα με το πρωτότυπο. Γι’ αυτό, σε κάθε περίπτωση, προτείνουμε να γίνεται πάντοτε ένα δείγμα αρχείου Word, προκειμένου να έχετε εικόνα του τελικού παραδοτέου. Η Office Support μπορεί να αναλάβει και την διόρθωση του ηλεκτρονικού αρχείου, κάνοντας πλήρη έλεγχο ορθογραφίας, πληρότητας και μορφοποίησης (ανάγνωση του κειμένου λέξη προς λέξη, ώστε να γίνουν όλες οι αναγκαίες διορθώσεις, κοινή γραμματοσειρά, περιθώρια κ.λπ.).

Είμαι δικηγόρος και θέλω να ψηφιοποιήσω τους φακέλους των υποθέσεων μου. Τι μου προτείνετε;

Προτείνουμε να γίνει σάρωση του φυσικού αρχείου και αρχειοθέτησή του σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Η παραλαβή και παράδοση των φακέλων γίνεται με ασφαλή τρόπο και με υπογραφή εγγράφου παραλαβής/παράδοσης. Σε περίπτωση που χρειαστείτε κάποιον από τους φακέλους που βρίσκονται στην Office Support προς ψηφιοποίηση, αυτός θα σας επιστραφεί το συντομότερο δυνατόν. 

Η μεθοδολογία υλοποίησης του έργου περιλαμβάνει συνήθως τις ακόλουθες διαδικασίες: 1) προετοιμασία του υλικού για σάρωση, 2) παραμετροποίηση του εξοπλισμού, 3) καταλογογράφηση των υποθέσεων και καθορισμός του τρόπου ονοματοδοσίας των ψηφιακών αρχείων, 4) σάρωση και 5) έλεγχος ποιότητας.  

Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας εκτεταμένης βάσης δεδομένων με στοιχεία τεκμηρίωσης, βάσει των συγκεκριμένων προδιαγραφών που θα οριστούν, όπως επίσης και δυνατότητα ηλεκτρονικής επεξεργασίας μέσω οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) για μετατροπή σε επεξεργάσιμο αρχείο Word.

Έχω ένα μεγάλο αρχείο επιστολών (είναι γράμματα του παππού και της γιαγιάς μου) και θα ήθελα να μπορούν να τα διαβάσουν και οι επόμενες γενιές, καθώς αποτελούν σημαντικό κομμάτι της οικογενειακής μας ιστορίας. Ποιες είναι οι κατάλληλες προδιαγραφές;

Προκειμένου να επιλέξουμε τον καταλληλότερο τρόπο σάρωσης του φυσικού αρχείου, είναι απαραίτητο να έχουμε σαφή εικόνα για το σύνολο των πρωτοτύπων αρχείων (μέγεθος, βάρος χαρτιού, ποιότητα–φθαρμένες σελίδες, ξεθωριασμένα γράμματα, ιδιαίτερος τύπος χαρτιού κ.λπ.). Στη συνέχεια, ανάλογα με την επιθυμητή χρήση (εκτύπωση, ανάρτηση στο διαδίκτυο κ.λπ.) θα επιλέξουμε την καταλληλότερη μορφή ψηφιακών αρχείων (.tif, .jpeg, .pdf κ.ά.). Στις περιπτώσεις παλαιών εγγράφων, συνήθως προτείνουμε τη χρήση επίπεδου σαρωτή, για να μην ταλαιπωρείται το ευαίσθητο πρωτότυπο.  

Πώς είμαι σίγουρος ότι το ψηφιοποιημένο αρχείο που θα μου παραδώσετε δεν περιέχει λάθη και παραλείψεις;

Με την ολοκλήρωση κάθε εργασίας γίνεται έλεγχος ποιότητας προκειμένου να εξασφαλίσουμε ότι το αποτέλεσμα της ψηφιοποίησης πληροί τις προδιαγραφές που είχαν οριστεί κατά την ανάθεση. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να προχωρήσετε σε ανεξάρτητο δειγματοληπτικό έλεγχο, εντός 10 ημερών από την παράδοση.

Τεχνικά θέματα

Εξοπλισμός

Χρησιμοποιούμε σύγχρονο και υψηλών προδιαγραφών εξοπλισμό ψηφιοποίησης φυσικών αρχείων, κατάλληλο για τη συντήρηση, διάσωση και αρχειοθέτηση του πρωτότυπου υλικού. Ανάλογα με το είδος και την επιθυμητή χρήση του υλικού, ακολουθείται διαφορετική διαδικασία σάρωσης και επεξεργασίας.

Μορφή ψηφιακών αρχείων

Οι πιο συνηθισμένες μορφές αρχείων είναι .pdf, .tif και .jpg, ωστόσο οι προδιαγραφές (τύπος αρχείου, ανάλυση, βάθος χρώματος κλπ.) ορίζονται ανάλογα με το είδος του φυσικού αρχείου και πάντα σε συνεννόηση με τον πελάτη, έτσι ώστε το ψηφιακό αρχείο να εξυπηρετεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις ανάγκες του.

Ονοματοδοσία αρχείων & αρχειοθέτηση

Κάθε ψηφιακό αρχείο λαμβάνει ένα μοναδικό όνομα και αρχειοθετείται βάσει των οδηγιών του πελάτη. Στη συνέχεια, υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας μίας βάσης δεδομένων, για εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στα ψηφιοποιημένα έγγραφα.

Ασφάλεια

Γνωρίζουμε πολύ καλά πως κάθε πρωτότυπο είναι μοναδικό και αναντικατάστατο. Γι’ αυτό και λαμβάνουμε όλα τα απαραίτητα μέτρα και προφυλάξεις ώστε να προστατέψουμε τα έγγραφα κατά την επεξεργασία, ιδίως όταν διαχειριζόμαστε πολύ παλαιό και «ευαίσθητο» υλικό.

Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, OCR

Το OCR επιτρέπει τη μετατροπή σαρωμένων εγγράφων σε επεξεργάσιμη μορφή (π.χ.  Word, Excel). Το αποτέλεσμα της μετατροπής εξαρτάται πάντα από το είδος του πρωτότυπου, γι’ αυτό και χρειαζόμαστε τμήμα των εγγράφων προκειμένου να ετοιμάσουμε σχετικά δείγματα.

Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε μαζί μας στο 210-7560244 ή στο info@officesupport.gr.